Glossario

Documento unito ad altro documento o a una pratica per integrarne le notizie.

1) Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature; organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici; istituzioni private, famiglie o persone) durante lo svolgimento della propria attività.

Scienza che tratta degli archivi in quanto ne studia l’origine, la formazione, gli ordinamenti, la utilizzazione e la regolamentazione giuridica.

Contenitore di cartone nel quale vengono conservati, in senso verticale, i documenti sciolti o raccolti in fascicoli.

Registro catastale; registro di partita di conti; elenco sistematico dei beni appartenenti ad amministrazioni ecclesiastiche o signorili.

Foglio di carta o di cartoncino, contenente documenti archivistici.

Corrispondenza scambiata tra due o più soggetti.

v. Busta

Raccolta, per lo più in unità rilegate, costituita da trascrizioni, prevalentemente integrali, di documenti originali, eseguite da monasteri, chiese, capitoli, città, corporazioni, enti vari, signori o famiglie o persone per conservare testimonianza dei titoli giuridici (compre, vendite, permute, contratti, immunità, privilegi ecc.) o per memoria storica.

Partizione del titolario (v.), contrassegnata da un simbolo costituito da un numero romano, o da un numero arabo, o da una lettera dell’alfabeto, o da un simbolo misto da una lettere e un numero.

Codice attribuito a una unità documentaria o a una unità archivistica (in genere a un fascicolo) che ne indica la posizione logica nel contesto di un sistema di classificazione, in genere espresso mediante un titolario (v.).

Raccolta di documenti che, estrapolati dalle diverse serie di provenienza, sono stati riuniti per affinità di materia o in base a qualche altro elemento unificante.

Posizione fisica di un’unità archivistica (v.) nell’unità di condizionamento e nei depositi, espressa dalla segnatura archivistica.

Riproduzione di un documento originale eseguita a mano, a macchina o mediante fotocopiatrice; non ha valore giuridico.

1) Locale nel quale un ente conserva la propria documentazione non più occorrente agli affari in corso.

Atto solenne e formale emanato da una cancelleria imperiale, reale, signorile, ecclesiastica.

Disciplina che studia la forma esteriore del documento storico allo scopo di accertarne l’autenticità, di datarli e più in generale di valutare i processi storici che sono alla base della produzione del documento.

1) Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l’osservanza di determinate forme, destinate a procurale fede e darle forza di prova.

v. Busta

Insieme organico di documenti raggruppati o dal soggetto produttore per le esigenze della sua attività corrente o nel corso dell’ordinamento dell’archivio, in base al comune riferimento allo stesso oggetto attività o negozio giuridico.

Unità archivistica costituita da un insieme, per lo più voluminoso, di documenti sciolti, ma anche di fascicoli, di quaderni o registri tenuti insieme mediante una cucitura con uno spago (infilzatura) di un’estremità delle carte e la rilegatura in pergamena o cartone dell’unità così ottenuta.

L’insieme della documentazione, senza distinzione di tipologia o di supporto, organicamente prodotta e/o accumulata e usata da una determinata persona famiglia o ente nello svolgimento delle proprie attività e competenze (v.

Strumento per la ricerca che descrive sistematicamente, in maniera più o meno dettagliata, i fondi conservati in uno o in diversi istituti archivistici.

Si chiamano imbreviature i quaderni, o i libri, o registri, su cui, in età medievale, i notai registravano e scrivevano – generalmente in forma abbreviata – i loro atti, riservandosi poi di redigerli in forma di originale definitivo con la firma delle parti e dei testimoni.

Complesso di documenti che si riferiscono a una pratica, a un affare determinato, per lo più inseriti in apposita copertina, oppure legati o ripiegati in maniera particolare o uniti con fermaglio, spilla, comunque distinguibili dagli altri incartamenti.

Processo di descrizione e identificazione del contenuto semantico di un documento.

Procedimento o processo lavorativo attraverso cui si arriva alla produzione di un inventario o di una banca dati inventariale.

È lo strumento fondamentale per eseguire le ricerche: descrive un fondo archivistico (v.), nel suo insieme e nelle sue parti componenti, dal livello più elevato sino alle singole unità.

Posizione dell’unità archivistica all’interno della struttura gerarchica del fondo.

È lo strumento che consente di coordinare razionalmente lo scarto (cioè la destinazione al macero) dei documenti prodotti dagli organi centrali e periferici dello Stato.

v. Busta

Complesso di documenti provenienti o da serie diverse di uno stesso archivio o da archivi diversi, talora relativi a materie affini, talora a materie eterogenee.

Si intende per ordinamento di un fondo quella che è la sua organizzazione interna – la sua struttura – che viene rappresentata nella descrizione archivistica attraverso la descrizione delle sue parti componenti e delle relazioni tra di esse.

Scienza che studia l’evoluzione e la storia della scrittura attraverso l’analisi degli elementi esteriori di manoscritti e documenti d’archivio.

Registro su cui vengono annotati quotidianamente i documenti spediti e ricevuti da un ente.

Riassunto di un documento redatto secondo determinati criteri; all’interno di un inventario è la particolare forma di descrizione delle unità documentarie.

Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti.

È l’elemento di lavoro indispensabile per l’archivista per eseguire l’ordinamento di un fondo, per compilare l’inventario e successivamente gli indici relativi.

Insieme di numeri, caratteri alfabetici, sigle o codici che indicano, in modo univoco, la posizione logica delle unità archivistiche nell’ambito del fondo archivistico di cui fanno parte e anche l’ordine di collocazione delle unità nei depositi.

Parte componente di un fondo che raccoglie un insieme di unità archivistiche (v.) aggregate secondo un determinato criterio o nella fase di formazione dell’archivio o nel corso di operazioni di ordinamento successivo.

Disciplina che studia i sigilli sotto il loro aspetto artistico e materiale.

Soggetto, pubblico o privato, che conserva fondi archivistici e li rende disponibili per la consultazione.

L’ente, la famiglia o la persona che ha posto in essere, accumulato e/o conservato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale.

Al fine di normalizzare e uniformare la catalogazione dei documenti sono state elaborate delle norme internazionali che regolano l’attribuzione, per esempio, della responsabilità intellettuale, o il modo in cui va intestato il documento, il modo in cui si indica il numero delle pagine ecc.

Sistema di classificazione progettato per ordinare logicamente il flusso dei documenti che costituiscono l’archivio.

Termine generico con cui si individua l’unità minima indivisibile di un fondo archivistico, che può aggregare più documenti, fisicamente contigui, o essere costituita da una singola unità documentaria (v.).

Unità archivistica composta da un solo documento che per diverse ragioni non si trova unito ad altri e dunque viene descritto individualmente.

Atto di consegna a titolo permanente di un insieme documentario da parte di un ente pubblico a un istituto di conservazione.

È la caratteristica necessaria e fondamentale che, in archivistica, distingue un archivio da una semplice raccolta o da una collezione (v.).

Unità archivistica costituita di più fogli rilegati insieme.