È l’elemento di lavoro indispensabile per l’archivista per eseguire l’ordinamento di un fondo, per compilare l’inventario e successivamente gli indici relativi. Le schede su cui si scrivono gli elementi essenziali per identificare i singoli pezzi possono essere facilmente corrette e spostate consentendo di formulare ipotesi di lavoro verificabili senza dover spostare i documenti, fin quando non si sia raggiunta la piena consapevolezza delle ragioni per cui si rende necessario lo spostamento dei documenti.