L'Archivio di Stato di Cagliari è un organo periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali e per il turismo, dipendente dalla Direzione Generale degli Archivi.
Provvede alla conservazione dei documenti prodotti dagli uffici statali centrali e periferici, preunitari e postunitari, a partire dal Medioevo sino alla seconda metà del XX secolo, cioè le carte delle magistrature dell'antico Regno di Sardegna e delle amministrazioni periferiche dello Stato italiano (1323-sec.XX).
Conserva inoltre gli atti notarili anteriori agli ultimi cento anni, gli archivi degli enti pubblici ed ecclesiastici soppressi, gli archivi e i documenti acquisiti a titolo di compravendita, deposito, donazione o eredità.
Complessivamente si tratta di circa 8 Km tra volumi, buste, carte sciolte, pergamene, mappe, registri etc. Consistenza destinata a crescere periodicamente con il versamento, da parte degli uffici statali, dei documenti relativi agli affari conclusi da oltre 40 anni.
Alla conservazione è annesso il compito di ordinare, inventariare e valorizzare le fonti documentarie attraverso la redazione degli strumenti di ricerca (guide, inventari, regesti, elenchi) che vengono forniti agli utenti per rendere possibile la consultazione.
L’Archivio dedica inoltre parte importante della sua attività alla promozione (mostre, visite guidate etc.) e alla formazione professionale attraverso la Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica.
Le commissioni di sorveglianza
Ai sensi della normativa attualmente in vigore (decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41) gli Archivi di Stato esercitano la funzione di vigilanza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici statali.
Tale vigilanza è esercitata attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste per ogni ufficio dell'amministrazione statale in sede periferica. Esse sono composte da membri nominati dall'ufficio interessato, da un rappresentate dell'Archivio di Stato competente e da uno del Ministero dell'Interno.
Le commissioni si riuniscono periodicamente, per valutare quali atti siano destinati alla conservazione perenne, e quali possano essere eliminati; possono intervenire anche sull'organizzazione dell'archivio corrente.
La competenza territoriale si identifica con quella dell'ufficio sorvegliato che ordinariamente è quella provinciale.
In provincia di Cagliari sono attualmente istituite circa cinquanta Commissioni, all'interno delle quali è presente un funzionario dell'Archivio di Stato.
La costituzione delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi è prevista dal Codice dei beni culturali e del paesaggio; la composizione e il funzionamento sono disciplinati dal regolamento approvato con DPR 8 gennaio 2001, n.37, pubblicato in G.U. n. 55 del 7 marzo 2001.
I principali compiti delle commissioni sono:
- - vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito,
- - collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti,
- - proporre gli scarti (nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto),
- - curare i versamenti previsti (gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano agli archivi di Stato competenti per territorio i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio),
- - identificare gli atti di natura riservata.
Lo scarto si basa su appositi massimari di scarto e piani di conservazione (elenco delle tipologie delle serie con la previsione dei tempi massimi di conservazione), quando questi siano stati predisposti dalle Amministrazioni competenti. Negli altri casi la Commissione ricorre alla prassi, alla consuetudine e al giudizio dei membri.
Gli scarti sono autorizzati dal Ministero per i beni e le attività culturali, Direzione generale per gli Archivi, Servizio II, Via Gaeta 8-10, 00185 Roma.
Le disposizioni descritte non si applicano al Ministero per gli affari esteri ed agli stati maggiori delle difesa, dell'esercito, della marina e dell'aeronautica per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativa.
