Archivio di Stato di Cagliari

Consultabilità dei documenti

La consultabilità dei documenti d’archivio è regolata dagli artt. 122-127 del Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 recante il "Codice dei beni culturali e del paesaggio".

I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione de:

• i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero della Cultura, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
• i documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
• i documenti contenenti dati personali così detti sensibilissimi (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
• i documenti contenenti dati giudiziari (cioè “dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.

Il Ministero dell’Interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini sopra indicati. La richiesta di autorizzazione deve essere presentata all’Archivio dove si intende effettuare la ricerca; il direttore dell’Istituto provvede ad inoltrarla, con il proprio parere, all’Ispettorato per i servizi archivistici del Ministero dell’interno, che decide sentita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’Interno (art. 123 del Codice dei beni culturali).

Il trattamento dei dati personali da parte di archivisti e storici è legittimo solo se si osserva il Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (allegato al Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali). Si noti che la legge impone di rispettare queste norme di deontologia professionale anche quando i dati sono liberamente consultabili.

 I dati personali debbono essere utilizzati nel rispetto della dignità delle persone interessate. Da questo principio discendono una serie di indicazioni pratiche per chi utilizza i documenti d’archivio:

• “Nel far riferimento allo stato di salute delle persone l'utente si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite ad una determinata persona identificata o identificabile.” (art. 11, comma 2);
• “L’utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.” (art. 11, comma 4).

Molto spesso, soprattutto nelle ricerche di storia sociale, non c’è alcun bisogno di indicare in una pubblicazione il vero nome delle persone che appaiono nei documenti (posso, ad esempio, scrivere di storia della prostituzione in Italia, senza nessun bisogno di indicare il vero nome delle prostitute che compaiono nei documenti, o posso scrivere della repressione del procurato aborto durante il Fascismo senza alcun bisogno di indicare il vero nome delle donne che abortivano).

Quando si scrive di personaggi noti, però, spesso indicare il nome è indispensabile; in questi casi è consentito indicarne il nome, purché ci si astenga da intrusioni nella vita privata non necessarie:

• “La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le notizie o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica.” (art. 11, comma 3).

Rispettare la dignità delle persone non vuol dire comprimere il diritto di critica. Il Codice è molto chiaro su questo punto:

• “L'interpretazione dell'utente, nel rispetto del diritto alla riservatezza, del diritto all'identità personale e della dignità degli interessati, rientra nella sfera della libertà di parola e di manifestazione del pensiero costituzionalmente garantite.” (art. 11, comma 1). La ricerca è libera e gratuita per motivi di studio e per finalità amministrative e personali per tutti coloro che abbiano compiuto 18 anni e siano in possesso di un documento d’identità valido, previa autorizzazione della Direzione.

N.B. La fruizione del patrimonio documentario e bibliografico è subordinata all’accettazione del Regolamento e della conoscenza delle Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del Decreto legislativo 10 agosto 2018 n. 101.