1) Conjunto de documentos producidos o recibidos por una entidad (magistraturas; órganos y oficinas centrales y periféricos del Estado; organismos públicos; instituciones privadas), una familia o una persona en el ejercicio de sus actividades. El archivo producido por una entidad se divide generalmente en:

• archivo de gestión, para la documentación relativa a asuntos en curso; en esta fase los documentos se utilizan principalmente con fines prácticos y administrativos;
• archivo intermedio, para la documentación relativa a asuntos concluidos que ya no es necesaria para la tramitación corriente, pero que todavía no está destinada institucionalmente a la conservación permanente y a la consulta pública;
• archivo histórico, para la documentación relativa a asuntos concluidos y destinada a la conservación permanente, con el fin de garantizar una adecuada consulta pública para fines de investigación o de otra índole. 2) El término archivo, al igual que fondo, se utiliza también en sentido genérico para designar, dentro de una institución que reúne archivos de distinta procedencia, cada conjunto documental que presenta un carácter orgánico. 3) También se denomina archivo al local en el que una entidad conserva su archivo de gestión o intermedio. 4) Por último, se denomina archivo a la institución en la que se reúnen archivos de distinta procedencia y cuya finalidad institucional es la conservación permanente de los documentos destinados a la consulta.